日常業務で発生するサイト修正や情報追加要望など、Webサイト運用業務の全項目を文書化します。

また、緊急対応に何が想定されるか、効果検証はどのように行えばよいかなどをとりまとめます。

Webサイト運営に関係する担当部門ごとに、一つのタスクがどのように受け渡されて業務完了まで持っていけるかをフローチャートで表現します。業務プロセスごとに作成しますので、最終的には数十枚におよぶ資料となります。

業務フローマップは現状ヒアリングを行いつつ作成しますが、その過程で理想的業務フローとのギャップも認識されるようになります。

通常のサイト運営時ではなく、例えばサイトダウンや緊急ニュースの発生などに直面した際に、どのような対応をすべきか、あらかじめ設定をしておきます。

アクセス解析、定期的サイト評価など、Webサイトのクオリティを最新に保つ仕組みが業務フローに取り入れられているかを検証します。

Webサイト運用体制の整備を行い、各業務に対する責任権限一覧表を作成します。

業務があいまいな位置付けになっているものでも、主な担当とその業務に対する重要度を設定することで、今後の業務の見通しを立てることができます。